Práca v kancelárii je dnes azda najrozšírenejším druhom práce. Nebolo by teda od veci myslieť si, že nasledujúcu situáciu zažila dosť veľká časť populácie: sedíš v kancelárii, sústredíš sa na prácu a zrazu ti na obrazovke vyskočí správa. V hlave ti začnú hučať sirény, lebo očakávaš, že ti niekto odpísal na urgetný mail, alebo ti šéf posiela výhražnú správu.
Nie! Poslal ju kolega, ktorý sedí dva metre od teba. Nepotrebuje dokument ani odkaz, iba sa chce niečo opýtať, pravdepodobne na to, či je v kávovare voda. Stačilo by zdvihnúť hlavu, no namiesto toho prichádza ďalšie upozornenie. Znie ti to povedome?
Práve takýchto kolegov označuje britský portál Metro výrazom „pingers“. Názov odkazuje na zvuk prichádzajúcich správ a pomenúva ľudí, ktorí uprednostňujú pracovný chat aj vtedy, keď majú adresáta na dosah. Tento zvyk sa dostal do pozornosti v súvislosti s prieskumom spoločnosti Kahoot! medzi 2 000 pracovníkmi.
Zdroj pritom uvádza, že kolegovia komunikujúci týmto spôsobom boli v prieskume označení za najotravnejší typ ľudí v kancelárii. Výsledok tohto prieskumu tak otvára zaujímavú otázku: Prečo spolu sedíme v jednej miestnosti, keď sa rozprávame cez obrazovky?
Správa môže byť ohľaduplná aj otravná
Predstavme si opäť ďalšiu typickú situáciu: kolega potrebuje vedieť, či si dokončil podklady. Napíše pozdrav, počká na odpoveď a až potom položí otázku. Z krátkej požiadavky vznikne niekoľko upozornení a ty opakovane prerušuješ rozrobenú úlohu. Problémom potom nemusí byť samotný chat, ale spôsob, akým ho používame.
Dostaň EMEFKA do svojich Google odporúčaní
Emefka, odkaz sa otvorí v novom oknePísomná komunikácia pritom má praktické výhody. Termín, zadanie alebo zoznam úprav zostanú zaznamenané a nemusíš sa spoliehať na pamäť. Správa tiež umožňuje odpovedať neskôr. Osobné oslovenie, hoci trvá iba chvíľu, môže človeka vytrhnúť zo sústredenia práve v najhoršom okamihu.
Rozhodujúce je preto aj očakávanie odosielateľa. Ak napíšeš správu a necháš kolegovi čas, poskytuješ mu priestor. Ak o minútu pridáš otáznik a následne prídeš zisťovať, prečo neodpovedá, výhoda sa stráca. Chat sa mení na ďalší spôsob, ako si okamžite vyžiadať jeho pozornosť.
V kancelárii navyše neexistuje jeden komunikačný štýl, ktorý vyhovuje každému. Niekto sa radšej stručne porozpráva, ďalší si chce požiadavku najprv premyslieť. Užitočnejšie ako hádať úmysly kolegu je povedať mu, čo ti pri práci pomáha a čo ťa opakovane vyrušuje.
Otvorená kancelária nezaručuje rozhovory
Zaujímavý pohľad priniesli výskumníci Ethan Bernstein a Stephen Turban. V štúdii z roku 2018 sledovali pracovníkov dvoch firiem pred prechodom do otvorenejšieho kancelárskeho priestoru a po ňom. Pomocou nositeľných zariadení a údajov o elektronickej komunikácii zisťovali, ako sa ich správanie zmenilo.
Výsledok bol prekvapivý. Osobná komunikácia v oboch sledovaných prípadoch klesla približne o 70 percent, zatiaľ čo elektronická komunikácia vzrástla. Odstránenie priestorových bariér teda automaticky neprinieslo viac rozhovorov. Výskum sa týkal dvoch konkrétnych pracovísk, napriek tomu spochybnil predstavu, že blízkosť stolov sama osebe podporí spoluprácu.
Z týchto výsledkov však nemožno vyvodiť, že pracovníci boli lenivejší alebo menej ochotní spolupracovať. Štúdia merala zmenu komunikačného správania, čiže menší počet rozhovorov automaticky neznamená horšiu prácu, rovnako ako vyšší počet správ automaticky neznamená efektívnejší tím. Dôležité je aj to, čo si ľudia potrebujú odovzdať.
Pomôžu jednoduché dohody
Ak ťa kolegove správy rozčuľujú, pomôcť môže spoločná dohoda o tom, čo patrí do chatu. Odkazy, podklady a zadania dávajú v písomnej forme zmysel, no jednoduchá nejasnosť, ktorá by si vyžiadala dvadsať správ, sa zase môže vyriešiť krátkym rozhovorom. Ani jeden spôsob nemusí byť predvolený pre všetko.
Praktické je tiež napísať celú požiadavku naraz. Namiesto samostatného pozdravu a čakania pridaj otázku, potrebný kontext aj termín. Kolega tak dokáže posúdiť naliehavosť bez ďalšieho vypytovania. Ak odpoveď nepotrebuješ okamžite, povedz to rovno.
Jasná správa tak šetrí čas obom stranám a znižuje priestor na zbytočné napätie aj nedorozumenia počas bežného pracovného dňa v kancelárii – a ešte k tomu z nikoho nespraví takzvaného „pingera“ a nerozbehne kancelársky konflikt.
