Pracovné e-maily majú vlastný jazyk. Na prvý pohľad pôsobí zdvorilo, profesionálne a pokojne. V skutočnosti však môže veta „Dovoľujem si pripomenúť“ znamenať, že niekto už tretíkrát žiada o tú istú vec, a nevinné „Máš chvíľku?“ dokáže vyvolať stres ešte skôr, než človek vôbec zistí, čo sa deje.
Gen Z vyrastá vo svete rýchlych správ, četov a stručnej komunikácie. Aj preto môžu byť niektoré tradičné kancelárske formulácie pre mladších zamestnancov poriadne mätúce. Rozhodli sme sa preto preložiť niekoľko bežných pracovných viet do jazyka, ktorému rozumie každý, kto už niekedy otvoril firemný inbox a okamžite zatúžil po dovolenke.
„Dovoľujem si pripomenúť…“
Preklad: Písal som ti už dvakrát, stále nemám odpoveď a pomaly začínam pochybovať, či tento e-mail vôbec existuje.
Dostaň EMEFKA do svojich Google odporúčaní
Emefka, odkaz sa otvorí v novom okneTáto formulácia je pracovným ekvivalentom zdvorilého klopania na dvere, za ktorými sa zjavne nikto nechystá otvoriť. Odosielateľ sa snaží zachovať profesionalitu, hoci v duchu už možno píše štvrtú verziu správy s predmetom „URGENTNÉ“.
Aby sme boli féroví, nie každý oneskorený e-mail znamená ignorovanie. Ľudia majú veľa práce, desiatky správ a občas jednoducho zabudnú odpovedať. Ak však niekto musí pripomínať jednu úlohu pravidelne každý týždeň, možno problém nie je v jeho formulácii, ale v nastavení pracovných procesov.
„Ako sme sa dohodli na calle…“
Preklad: Pre istotu to dávam písomne, pretože si nie som istý, či si z nášho 45-minútového rozhovoru každý odniesol to isté.
Táto veta sa objavuje najmä vtedy, keď sa treba vrátiť k úlohám, termínom a rozhodnutiam, ktoré počas porady zazneli približne medzi siedmimi inými témami.
Niekto si myslí, že má pripraviť prezentáciu, ďalší očakáva kompletnú stratégiu a tretí si pamätá len to, že sa na konci hovoru všetci zhodli, že to treba ešte prebrať.
Písomné zhrnutie dohody pritom nie je prejav nedôvery, ale celkom rozumný spôsob, ako predísť nedorozumeniam. Najmä ak má tím viac členov a každý pracuje na niečom inom.
„Je to len drobná úprava.“
Preklad: Zatiaľ neviem presne, čo všetko treba zmeniť, ale dúfam, že to nebude trvať dlho.
Jedna veta navyše, menšia zmena titulku, úprava grafiky a možno ešte trochu iný tón celého textu. O tri hodiny neskôr už človek nevie, či pracuje na pôvodnom zadaní, alebo na jeho vzdialenom príbuznom.
Samozrejme, drobné úpravy k práci patria. Problém nastáva, keď sa z nich postupne stáva úplne nová úloha, no termín aj očakávania zostávajú rovnaké.
Nabudúce preto možno stojí za to spýtať sa, čo presne sa má meniť a či sa tým mení aj rozsah zadania. Nie je to neochota spolupracovať. Je to snaha nestráviť celý deň úpravou niečoho, čo malo byť hotové za desať minút.
„Máš chvíľku?“
Preklad: Potrebujem od teba niečo, ale zatiaľ ti nepoviem čo. Nech sa páči, priestor na špekulácie je otvorený.
Tri slová, ktoré dokážu človeka prinútiť premýšľať nad všetkými pracovnými rozhodnutiami od nástupu do firmy.
Pokazil niečo? Zabudol na termín? Prišla sťažnosť od klienta? Alebo sa kolega iba potrebuje opýtať, kde je uložená prezentácia?
Nejasné správy môžu zbytočne vytvárať napätie, najmä ak prichádzajú od nadriadeného. Pritom by často stačilo doplniť pár slov: „Máš chvíľku? Potrebujem sa poradiť o zajtrajšom článku.“ Zrazu je všetko jednoduchšie a nikto nemusí preventívne kontrolovať svoj pracovný výkon za posledných šesť mesiacov.
„Poďme si to ešte zosúladiť.“
Preklad: Máme na túto vec rozdielne názory a zatiaľ nevieme, kto urobí ďalší krok.
Znie to konštruktívne, diplomaticky a takmer terapeuticky. V praxi to však niekedy znamená ďalší videohovor, na ktorom sa zopakujú informácie z predchádzajúceho videohovoru.
Zosúladenie očakávaní je, samozrejme, dôležité. Ak však tím rieši tú istú otázku na štvrtom stretnutí, možno by pomohlo určiť konkrétneho človeka, ktorý rozhodne, a jasný termín, dokedy sa vec uzavrie.
„Ďakujem za pochopenie.“
Preklad: Rozhodnutie už padlo a priestor na diskusiu je momentálne veľmi obmedzený.
Táto veta môže byť úplne nevinným zakončením správy. Objavuje sa však aj v situáciách, keď sa mení termín, pribúda práca alebo sa oznamuje niečo, čo druhú stranu pravdepodobne nepoteší.
Jej obľúbenou vlastnosťou je, že zdvorilo predpokladá pochopenie ešte skôr, než sa adresát stihne vyjadriť. A tak človeku niekedy nezostáva nič iné, než poďakovať za informáciu a ísť si uvariť ďalšiu kávu.
Možno nepotrebujeme nový slovník, ale jasnejšiu komunikáciu
Firemné formulácie nemusia byť automaticky zlé. Zdvorilosť, diplomacia a profesionálny tón majú v práci svoje miesto. Problém vzniká vtedy, keď sa za uhladenými vetami strácajú konkrétne informácie, jasné očakávania a zodpovednosť.
Dostaň EMEFKA do svojich Google odporúčaní
Emefka, odkaz sa otvorí v novom okneGen Z pritom nie je jedinou generáciou, ktorá by ocenila priamejšiu komunikáciu. Aj skúsenejší zamestnanci pravdepodobne uvítajú, keď namiesto neurčitého „ozveme sa“ dostanú termín a namiesto „malej úpravy“ presný zoznam zmien.
A ak si nabudúce prečítaš vetu „Máš chvíľku?“, nemusíš hneď čakať pracovnú katastrofu. Možno sa kolega naozaj iba potrebuje opýtať, kde je prezentácia.
Ale pre istotu si najprv ulož rozpracovaný dokument.
